WODURCH SICH SELBSTORGANISIERTE TEAMS AUSZEICHNEN
In vielen Unternehmen wird heute der Wunsch nach einer hohen Flexibilität geäußert, um neue Technologien, alternative Geschäftsmodelle oder veränderte Kundenanforderungen schnell und risikoarm reagieren zu können. Was Anfang der 2000er Jahre als Scrum durch das Agile Manifest in der Softwareprogrammierung bekannt wurde, wird seit einiger Zeit auf ganze Organisationen verstanden mit der Parole „wir wollen agiler werden!“. Ein wesentlicher Aspekt der agilen Arbeit ist dabei die Art und Weise, wie Teams, oft interdisziplinär, miteinander Ergebnisse für z.B. ein Produktentwicklungs- oder Prozessoptimierungprojekt liefern. Stichwort ist hier ein hohes Maß an Selbststeuerung oder Selbstorganisation des Teams. Wir haben unten die wesentlichen Aspekte eines Selbstorganisierten Teams zusammengefasst.
Wodurch zeichnen sich nun selbstorganisierte Teams aus?
1. Ergebnisse in regelmäßigen und kurzen Abständen liefern.
Verwertbare (Teil-)Ergebnisse, die für den internen oder externen Kunden einen Mehrwert bieten, sind das einzig wahre Maß für Fortschritt in einem Projekt. Über die Qualität und den Grad der Anforderungserfüllung entscheidet dieser Kunde. Werden Ergebnisse verschoben oder sind die Deadlines zur Lieferung der Ergebnisse zu lang, besteht das Risiko, keine zeitnahe Rückmeldung zur Erfüllung der Anforderungen zu erhalten, möglicherweise arbeitet das Team in die falsche Richtung. Oft und regelmäßig Ergebnisse zu liefern ist entscheidend, um möglichst nah am Kundenwunsch zu arbeiten und viele Lernschleifen in die Arbeit einfließen zu lassen. Dabei hilft ein fester Rhythmus, der eine Struktur zur Orientierung und Planung darstellt und zum Managen von Erwartungen genutzt werden kann. Direkte Kundenrückmeldungen zur Teamarbeit erzeugen Anerkennung und Motivation.
Apropos Anerkennung: Belohnungen und Lob zu guten Ergebnissen des Teams sollten nicht aufgeschoben werden. Erfolgt Anerkennung nicht zeitnah, hat es einen viel geringeren Effekt auf die Motivation und Entwicklung der Teammitglieder*innen.
2. Operative Entscheidungen trifft das Team
Ein selbstorganisiertes Team aus Fach- und Methodik-Experten weiß am besten was wie zu tun ist, z.B. in der Lösung von Problemen oder der Erarbeitung des Mehrwerts für den Kunden. Führungskräfte, die Selbstorganisation in Teams fördern möchten, müssen hier Vertrauensvorschuss zeigen und sich nicht in operative Entscheidungen einbringen. Effektive Führungskräfte geben Ziele vor und schaffen den optimalen Rahmen zur Zielerreichung für das Team. Sie nehmen regelmäßig (Teil-)Ergebnisse ab und geben zeitnahes Feedback zu Umfang und Mehrwert. Selbstorganisierte Teams werden nach den Ergebnissen bewertet, nicht nach dem Prozess, in dem die Ergebnisse erbracht werden. Auch ein scheinbares Chaos innerhalb des Teams ist kein Problem, solang die Ergebnisse positiv in Wert und Umfang ausfallen. Ist dies nicht der Fall muss ein Blick auf den Prozess geworfen werden und Anpassungen im Modus Operandi vorgenommen werden.
Selbstorganisierte Teams müssen nicht angetrieben oder extra motiviert werden von der Führungskraft, die Teams streben auf natürliche Weise danach, so effizient und effektiv wie möglich zu sein. Welche Rolle kommt dann Führungskräften bei selbstorganisierten Teams zu? Ein wichtiger Fokus sollte auf die Lernerfahrungen gesetzt werden. Eine weitere wichtige Aufgabe: einschreiten, wenn Ergebnisse nicht erbracht. Werden, etwa in der Neudefinition des Rahmens (siehe nächstes Kapitel) oder in der Neubesetzung des Teams oder Stopp des Projektes.
3. Autonomie innerhalb des definierten Rahmens
Der Rahmen innerhalb derer das Team selbstorganisiert zusammen arbeitet Selbstorganisation wird von der Führungskraft definiert. Neu zusammengestellte oder unerfahrene Teams benötigen gerade in der Anfangszeit oftmals einen engeren Rahmen. Gestartet wird mit engeren Grenzen, die dann fortschreitend erweitert werden können, wenn die Ergebnisse positiv sind. Erfahrene Teams, die bereits eine Lernkurve hinter sich haben und gezeigt haben, dass sie gut mit Autonomie innerhalb engerer Grenzen klarkommen, können einen erweiterten Rahmen zur Verfügung gestellt bekommen und damit auch auf Wachstumskurs gebracht werden.
Zur Definition des Rahmens gelten die klassischen Projektressourcen, wie Zeit, Geld und Umfang von Arbeitspaketen, aber auch durch Berechtigungen oder Zugang zu Informationen oder der Verfügbarkeit von Teammitgliedern können Grenzen gesetzt werden. Besonders ist im Umgang mit Rahmen folgende Regel: der Rahmen darf niemals in Situationen in Frage gestellt werden, in denen der Rahmen das Team einengt, denn genau dafür ist der Rahmen da. Effektive Führungskräfte achten auf die Einhaltung des Rahmens, nur in absoluten Ausnahmefällen kann die Führungskraft eine Überschreitung zulassen. Im Anschluss sollte dann die Nützlichkeit des Rahmens überprüft und ggf Erweiterung entschieden werden.
4. Lernerfahrungen durch Experimentieren sammeln
Innerhalb der vorgegebenen Grenzen sind selbstorganisierte Teams dazu aufgefordert, zu experimentieren, um herauszufinden, welche Strategien oder funktionieren und welche nicht. Besonders in kleinen Teams lassen sich neue Herangehens- oder Verhaltensweisen schnell und einfach ausprobieren und was nicht passt, kann wieder verworfen werden.
Beim schrittweisen Lernen kann die Führungskraft konstruktiv durch Fragen stellen oder Feedback geben maßgeblich unterstützen. Zum Austausch von Lernerfahrungen innerhalb des Teams aber auch teamübergreifend sollten entsprechende Ressourcen und Formate bereitgestellt werden.
5. Verantwortung für jedes Teammitglied
Jeder und jede trägt Verantwortung für notwendige Veränderungen, die Bereitschaft zu lernen und neue Fähigkeiten und Verfahren auszuprobieren ist maßgeblich für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Alles was das Ergebnis verbessert ist wertvoll. Führungskräfte geben alles Lob an das Team weiter, bei Kritik oder Abweichungen schützt die Führungskraft das Team und setzt die erforderlichen Hebel zur Verbesserung um. Verantwortung für eine effiziente und effektive Zusammenarbeit trägt jedes Teammitglied zu gleichen Teilen. Egos, Vorurteile oder persönliche Differenzen stehen in erfolgreichen Teams hinten an. Das gilt auch und in besonderem Maße für die Führungskraft.
Effektive Führungskräfte verstehen sich als Dienstleister für das Teams und lassen das Team bei Erfolgen im Rampenlicht stehen. Das Ergebnis ist das Einzige was zählt. Konstruktive und wertschätzende ist erwünscht, die Annahme von Kritik ist kein Ausdruck von Schwäche.