PROJEKTMANAGEMENT – PHASEN, METHODEN, ZWECK
Gemeinsam im Team ein Problem zu bewältigen, eine besonders komplexe Anforderung des Kunden zu lösen oder ein neues Projekt erfolgreich abzuschließen – all das funktioniert nicht ohne gutes Projektmanagement. Sonst herrschen chaotische Zustände, statt erfolgreich erledigter Projekte. Unternehmen haben längst erkannt, welche Vorteile erfolgreiche Projektarbeit mit sich bringt und setzen vermehrt darauf. Dementsprechend gefragt sind auch gute Kenntnisse im Projektmanagement.
Was ist Projektmanagement?
Der Begriff Projektmanagement umfasst die Initiierung, Planung, Steuerung, Organisation, Durchführung und Kontrolle sowie den Abschluss von Projekten. In vielen Unternehmen ist das Projektmanagement ein fester Bestandteil der Arbeitsorganisation. Die erfolgreiche Umsetzung von Projekten und das Erreichen gesetzter Ziele in der vorgegebenen Zeit und Qualität ist die Aufgabe des Projektmanagement.
Fünf Phasen des Projektmanagements
Die Projektdefinition
In der ersten Phase werden die Rahmenbedingungen des gesamten Projektes aufgestellt. Vor allem eine erste Zieldefinition, sowie die Klärung der Ausgangslage, sind wichtige Punkte.
Die Projektplanung
Anschließend wird ein möglichst konkreter Plan erstellt. Die Teamzusammenstellung, die Verteilung von Aufgaben und vorhandene Ressourcen stehen dabei im Vordergrund. Auch der zeitliche Rahmen für das gesamte Projekt, sowie für Teilaufgaben und Teilziele wird gesetzt.
Projektdurchführung
Nun geht es für die Mitarbeitenden an die Arbeit. Da jedes Teammitglied nun seine Rolle im Projekt kennt, kann die Umsetzung beginnen. In dieser Phase ist eine regelmäßige und offene Kommunikation von besonderer Bedeutung. Wie weit fortgeschritten sind die einzelnen Aufgaben? Gibt es Probleme beim Erreichen der Teilziele? Können Mitarbeitende sich gegenseitig unterstützen?
Projektkontrolle
Bei der Projektkontrolle handelt es sich um mehr als nur eine Phase. Sie sollte als fortlaufende Kontrolle während der gesamten Dauer des Projektes eingeplant werden. Zur Erfolgskontrolle gehört die Dokumentation, das Qualitätsmanagement sowie das Einhalten von Vorgaben, Fristen und Budgets. Die Kontrolle ist vor allem für das Reporting wichtig, das später an Auftraggeber*innen, Kund*innen oder die Führungsebene geht.
Projektabschluss
In der letzten Phase geht es um den Abschluss des Projektes. Die zuvor festgelegten Aufgaben werden geprüft und abgenommen, die endgültigen Ergebnisse werden präsentiert und es findet eine Nachbesprechung inklusive Resümee über den gesamten Verlauf des Projektes statt.
Regelmäßige Feedback-Runden sind ein essentieller Teil von gelungenem Projektmanagement
Methoden des Projektmanagements
Projektmanager*innen bedienen sich gerne verschiedener Methoden, um die Motivation der Mitarbeitenden im Team zu stärken und den Fokus zu schärfen.
Die Wasserfall-Methode
Diese Methode gehört zu den Klassikern im Projektmanagement. Der Name beschreibt anschaulich, worum es dabei geht: Die einzelnen Schritte werden nacheinander bearbeitet. Wenn etwas erledigt ist, geht der Fokus weiter zum nächsten To-Do. Die Wasserfall-Methode eignet sich besonders gut für Projekte, die in einzelne Phasen oder Aufgaben gegliedert sind und nacheinander ablaufen.
Das Kanban-Board
Bei der Kanban Methode handelt es sich um die agile Methode der To-Do-Liste. Hier steht die Visualisierung der einzelnen Punkte im Mittelpunkt. So soll die Teamarbeit gestärkt und die einzelnen Fortschritte sichtbar gemacht werden. Denn jeder im Team sieht, welche Aufgaben zu erledigen sind und wo die Prioritäten liegen. Das soll zu einer gesteigerten Produktivität führen und schnelle Reaktionen auf Probleme ermöglichen.
SCRUM
SCRUM ist ebenfalls eine bekannte Methode aus dem Themenfeld des Projektmanagements, die auf einer klaren Annahme beruht: Bei einer Vielzahl von Projekten ist die Arbeit zu komplex, um alle Schritte festzulegen und planen zu können. Daher werden bei SCRUM verschiedene Zwischenergebnisse festgelegt, die immer wieder mit dem zuvor aufgestellten Anforderungen an das Endergebnis des Projektes abgeglichen werden. Die Zwischenergebnisse werden immer wieder überprüft und angeglichen.
Um mit seinem Team erfolgreich zu sein, bedeutet es nicht nur die richtige Projektmanagement-Methode für sein Team auszuwählen. Schlüsselelemente von erfolgreichem Projektmanagement sind immer eine offene Kommunikation und regelmäßige Feedbackrunden. Denn nur wenn die Zusammenarbeit im Team funktioniert, können die Projekte zu einem erfolgreichen Abschluss gebracht werden.