ZEITMANAGEMENT METHODEN

 
 

Wer kennt das nicht? Es sind nur noch 10 Minuten bis zum Feierabend und die To-Do Liste konnte man trotzdem mal wieder nicht abarbeiten. Und für Dinge außerhalb der dringendsten Aufgaben. Wie E-Mails oder tagesaktuelle Anfragen, bleibt sowieso keine Zeit. Also macht man Überstunden oder schiebt die Aufgaben, auf den nächsten Tag, in die nächste Woche. Wo das Spiel dann wieder von vorne los geht. Das muss aber nicht sein.

Mithilfe eines gut strukturierten Zeitplans und verschiedenen Zeitmanagement Methoden ist es möglich, seine Aufgaben in der vorgesehenen Arbeitszeit zu erledigen und Überstunden, Zeitdruck oder unerledigte bzw nur unzureichend erledigte Aufgaben sind kein Problem mehr.
Natürlich ist es so wie bei wie bei allen Methoden und Tools: jeder muss für sich selbst gucken, was für ihn funktioniert. Man muss möglicherweise verschiedene Methoden austesten um herauszufinden, welche man am besten mit seinen persönlichen Arbeitsweisen kombinieren kann. Wenn man das jedoch getan und herausgefunden hat, wie man seine Zeit effektiver nutzt, sind die Methoden zum optimierten Zeitmanagement ein echter Gamechanger.

Das Eisenhower Prinzip

Dem Eisenhower Prinzip nach lassen sich alle deine Arbeitsaufgaben und Tätigkeiten in vier verschiedene Kategorien einteilen (man nennt es auch Eisenhower Quadranten, weil man es gut in Tabellenform veranschaulichen kann). In dieser Matrix werden die Aufgaben dann eingeordnet:

Sind sie wichtig oder unwichtig? Sind sie dringend oder nicht dringend?

  • Dringend und wichtig
    Hierhin gehören die Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind. Wenn du eine Aufgabe diesem Quadranten zugeordnet hast, sollte sie möglichst bald erledigt werden. Darunter fallen Krisen, dringende Probleme oder Aufgaben mit anstehender Deadline.
  • Wichtig, aber nicht dringend
    Hier gehören Aufgaben hin die zwar eine hohe Priorität haben, die allerdings nicht zwingend in naher Zeit erledigt werden müssen. Darunter fallen Tätigkeiten wie Weiterbildung, Persönlichkeitsentwicklung, Gesundheit. Vorsicht: Diese Aufgaben neigen dazu, von Aufgaben aus dem dritten Quadranten überlagert zu werden!
  • Nicht wichtig, aber dringend
    In diese Kategorie gehören dringende Aufgaben, die jedoch nicht allzu wichtig sind. Dazu gehört das Verschicken von E-Mails, Anrufe tätigen und Termine vereinbaren. Diese Tätigkeiten sind natürlich auch wichtig, aber auf andere Weise. Aufgaben aus dem zweiten Quadranten im Vergleich haben einen viel größeren Einfluss auf langfristige Ziele und Selbstverwirklichung.
  • Weder wichtig, noch dringend
    Im vierten Quadranten sind die Tätigkeiten einzuordnen, die weder wichtig noch dringend sind. Sie haben keinerlei Relevanz für das tägliche Leben und sollten gemieden und aussortiert werden. Gelegentlich können solche Aufgaben (wie die Nutzung von Social Media) zur Entspannung beitragen. Damit können sie im größeren Kontext durchaus zu einem gelungenen Zeitmanagement beitragen, sollten jedoch nicht dazu führen, dass andere Aufgaben mit größerer Dringlichkeit vernachlässigt werden.

Trotz moderner Gadgets und Hilfsmittel: Häufig rinnt die Zeit uns durch die Finger, wenn wir nicht bewusst daran arbeiten, sie effektiv zu nutzen.

Das Pareto Prinzip

Bei dem Pareto Prinzip geht es darum, seinen Perfektionismus auszuschalten. Häufig stehen uns bei der Erledigung von Aufgaben unsere hohen Ansprüche im Weg und führen zu Zweifeln, die uns hindern und blockieren. Die Anwendung der 80:20 Regel soll dem entgegenwirken. Inhaltlich lässt sie sich wie folgt zusammenfassen: Bereits mit 20% des Zeitaufwandes lassen sich 80% des Ergebnisses erzielen.

Schluss mit Perfektion!

Dank des Pareto-Prinzips können Aufgaben fünf Mal so schnell erledigt werden, denn oft sind in der Welt (und in der Wirtschaft) 80% vollkommen ausreichend. Beim Versuch, gezwungenermaßen die 100% zu erreichen, steht man sich häufig selbst im Weg. Und braucht so zwangsläufig länger. Natürlich gibt es Gebiete, bei denen es unbedingt notwendig ist, 100% zu erreichen (für einen Chirurg beispielsweise). Für die meisten Aufgaben gilt dies jedoch nicht. Das Pareto Prinzip beruht darauf, sich selbst immer wieder zu reflektieren. Bei den ausübenden Tätigkeiten, die man im Begriff ist zu tun, muss man sich immer wieder selbst fragen: Ist diese Aufgabe zielführend, um die gewünschten 80% zu erreichen? Oder perfektioniere ich etwas, das nicht entscheidend für das Erledigen der Aufgabe ist?

Beide Methoden können zu einer erheblichen Verbesserung des Zeitmanagements führen. Jeder muss für sich abschätzen und ausprobieren, welche ihm mehr zusagt und welche wirkt.

Klar ist aber definitiv: Ordnung und Struktur helfen, den Überblick zu behalten. Nicht nur was die Unterlagen auf dem Schreibtisch betrifft, sondern auch bezüglich einzelner Aufgaben und Termine. Es ist also in jedem Fall sinnvoll, auch seine Zeit zu strukturieren und sich einen Plan zu machen. Auch wenn dieser eher intuitiv ist und keiner der oben beschriebenen Methoden folgt.