AGILES PM: NUR MIT DEM RICHTIGEN MINDSET
Agiles Projektmanagement ist stark in Mode. Erfolge und Erfolgsgeschichten von Ansätzen wie z.B. Scrum sind aus dem modernem Projektmanagement gar nicht mehr wegzudenken. Und natürlich fragt sich jeder Manager*in: Wie kann ich agiles Projektmanagement und dem damit einhergehenden Erfolgsversprechen für mein Unternehmen, meine Organisation und meine Projekte nutzen?
Mehr Werkzeuge, mehr Möglichkeiten
Das Problem dabei: Agiles Projektmanagement ist nicht einfach „mal eben“ implementiert und angewendet – seien es einzelne Werkzeuge oder gar ganze Vorgehensweisen wie Scrum. Mit der Umsetzung von agilem Arbeiten geht häufig auch ein Kultur- oder wenigstens ein organisatorischer Wandel einher, die keine Organisation mal eben stemmen kann. Und ob Projekte dann erfolgreicher werden, lässt sich auch nur schwer vorhersagen.
Agiles Projektmanagement ist ein interessanter und extrem spannender Werkzeugkoffer, mit neuen Tools und Techniken, die unserer modernen, schnelllebigen, sich ständig immer schneller wandelnden Welt stärker Rechnung tragen, als ein angestaubter planungs-getriebener Ansatz mitsamt umfangreichen Planungen, Forecasts und Plandatenbanken.
Doch wie unterscheidet sich eigentlich das Mindset in agilen Projekten von der gelebten Praxis des klassischen Projektmanagements?
Anhand vier wesentlicher Aspekte von Projekten soll der Unterschied zwischen einem planungs-getriebenem und einem agilen Vorgehen deutlich werden.
1. Planungsansatz
Traditionelles Projektmanagement ist getrieben durch einen Plan: ein Kunde kommuniziert zu Beginn eines Projektes, was er haben möchte bzw. was er sich vom Projektergebnis verspricht. Auf Basis dieser Anforderungen wird dann abgesteckt, wie der Bedarf gedeckt werden kann, und es werden umfangreiche erstellt, wie das Projektziel umzusetzen ist. Die Komplexität der Aufgabe soll durch umfangreiche Planungen abgefedert werden – dies gelingt jedoch nicht immer, wodurch späte Kompromisse bei der Qualität des Projektergebnis notwendig werden können.
Agiles Projektmanagement sieht vor, so früh wie möglich und regelmäßig Nutzen – also Teile des Projektergebnisses – an den Kunden zu liefern. Priorität hat die kontinuierliche Auslieferung, es soll ein Wertfluss zum Kunden geschaffen werden. Planungen werden in kürzeren Phasen vorgenommen – häufig bis zum nächsten Roll-Out, Release oder zur nächsten Kundenpräsentation.
2. Änderungen
Kommt es nun zu Änderungen, werden diese im klassischen Projektmanagement häufig negativ gesehen. Bei Änderungen müssen nicht nur die bisherigen Projektergebnisse angepasst werden, sondern auch die dazugehörigen Pläne. Das kann unter Umständen sehr aufwendig – wenn nicht unmöglich- sein. Änderungen bilden eine Gefahr für den Projekterfolg im klassischen Projektmanagement, während sie im agilen Projektmanagement willkommen geheißen werden. Agile Prozesse sollen genutzt werden, um schnell auf Änderungen reagieren zu können und somit dem Kunden ein noch besseres Ergebnis präsentieren zu können, das ihm einen höheren Nutzen bietet.
3. Projekt – ein Team?
Im klassischen Projektmanagement arbeiten häufig unterschiedliche und sich ständig verändernde Teams an einem Projekt. Häufig sind die Team cross-funktional aufgestellt und die Teammitglieder haben noch einen Job in ihrer eigenen Abteilung. Dadurch sinkt das Commitment des Teams gegenüber dem Projekt und dem Projekterfolg.
Eines der wesentlichen Bedingungen für agiles Arbeiten ist die Tatsache, dass die Teams über das gesamte Projekt hinweg konstant bleiben. Motivation und Verantwortungsbewusstsein für den Projekterfolg eines jeden einzelnen sind relevant für den Projekterfolg.
4. Kommunikation
Ein Gespräch sagt mehr als tausend E-Mails – so oder so ähnlich läst sich der Kommunikationsanspruch für agiles Arbeiten deutlich machen. Klassische Projektmanagementstrukturen fokussieren sich häufig auf Abläufe. Im Arbeitsalltag kann dabei die E-Mail das gesprochene Wort ersetzen.
Im agilen Projektmanagement ist eine enge der Teammitglieder*innen unerlässlich: Informationen lassen sich nicht effizienter oder effektiver kommunizieren, als in einem persönlichen Gespräch. Es wird daher von Anfang auf Kollaboration und ständige Kommunikation gesetzt, um Arbeiten zu besprechen, Probleme zu identifizieren und schnell zu lösen, um sich selbst und das Team zu hinterfragen und Verbesserungen anzustoßen, um kontinuierlichen Fortschritt zu zeigen, usw. Agiles Projektmanagement verzichtet zwar auf langfristige und komplexe Pläne, setzt aber umso mehr auf kompromisslose Transparenz.